Sistem dan Data

1. Pendahuluan

Sistem dan data merupakan dua istilah yang sering kita dengar, terlebih lagi di dalam era informasi sekarang ini dimana komputer memiliki peranan yang penting dalam aktifitas kehidupan kita sehari-hari. Keduanya merupakan hal yang saling berkaitan. Untuk dapat lebih memahami apa yang dimaksud dengan sistem dan apa yang dimaksud dengan data, melalui tulisan ini penulis mencoba untuk menjelaskan keduanya.

2. Penjelasan sistem

Sistem secara umum dapat diartikan sebagai kumpulan komponen-komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Masing-masing komponen tersebut memiliki fungsi tersendiri, tetapi saling berinteraksi satu sama lain sehingga melalui interaksi tersebut dapat tercapai hasil yang lebih besar, yang merupakan tujuan dari sistem tersebut. Keberadaan sistem dapat kita jumpai di sekeliling kita. Sebagai contoh, tubuh kita dapat merasakan suatu sensasi berdasarkan gejala fisik yang dialaminya misalnya, rasa sakit jika kulit kita terkena benda tajam. Rasa sakit tersebut bisa dirasakan karena adanya sistem penginderaan yang bekerja. Komponen-komponen yang bekerja dalam sistem tersebut sangat kompleks, mulai dari respon saraf-saraf pada kulit ketika terkena benda tajam kemudian diteruskan ke sistem saraf tulang belakang dan diteruskan lagi ke otak kita, dan selanjutnya otak kita menginterpretasikan adanya rasa sakit. Contoh lain dari sistem adalah kegiatan bisnis. Komponen-komponen yang terlibat dalam kegiatan bisnis meliputi pemasaran, keuangan, penjualan, personalia, dan lain sebagainya. Demikian halnya dengan mesin komputer, baik komputer yang kita gunakan sehari-hari yang dikenal dengan nama PC (Personal Computer) maupun komputer yang digunakan sebagai server atau mainframe, juga merupakan suatu sistem. Adapun komponen-komponen yang terlibat dalam sistem komputer meliputi keyboard, mouse, monitor, memori, CPU, perangkat lunak, dan perangkat-perangkat lainnya.

Di dalam sistem dikenal adanya proses. Proses dapat dikatakan sebagai kegiatan-kegiatan (aktifitas) yang terjadi di dalam sistem untuk mendukung tercapainya tujuan dari sistem tersebut. Banyaknya proses yang terjadi di dalam suatu sistem bergantung dari tingkat kompleksitas sistem tersebut. Bisa hanya terdapat satu proses atau bisa juga lebih. Beberapa proses yang melakukan aktifitas sejenis atau melakukan aktifitas yang bertujuan untuk memperoleh suatu hasil dan hasil tersebut akan digunakan kembali oleh sistem, maka proses-proses tersebut dapat dikelompokkan untuk membentuk sistem yang lebih kecil dari suatu sistem yang besar. Sistem yang kecil tersebut disebut sebagai sub-sistem. Gambar 1 berikut menggambarkan secara umum sistem dan komponen penyusunnya.

Gambar 1. Gambaran sistem secara umum

Pada Gambar 1 di atas, sistem digambarkan sebagai sebuah kotak persegi yang didalamnya terdapat komponen-komponen yang digambarkan sebagai lingkaran-lingkaran kecil. Komponen-komponen tersebut menjalankan fungsinya masing-masing dan saling berinteraksi. Apa yang dilakukan oleh komponen-komponen tersebut menjadi suatu proses yang terjadi di dalam sistem.

3. Penjelasan data

Untuk dapat lebih memahami tentang sistem maka sebelumnya kita juga perlu memahami apa yang dimaksud dengan data. Hal ini perlu dilakukan sebab data dan sistem merupakan dua hal yang saling berkaitan dan saling membutuhkan.

Kata data secara tata bahasa merupakan bentuk majemuk dari kata datum. Data dapat diartikan sebagai informasi dalam bentuk mentah, yaitu merupakan kumpulan fakta. Data jika diolah dengan suatu aturan tertentu dapat memberikan informasi yang bermanfaat. Karena pengertian data (dan juga informasi) demikian luasnya, maka sesuatu hal dapat dikatakan sebagai data atau sebagai informasi, bergantung dari pihak-pihak yang menggunakannya dan juga bergantung dari konteks penggunaannya. Sebagai contoh, dalam kegiatan jual-beli di toko sepatu, seorang pegawai mengatakan bahwa sepatu jenis A memiliki stok sebanyak lima buah. Bagi seorang konsumen yang ingin membeli sepatu jenis A, fakta yang disampaikan oleh pegawai tersebut merupakan informasi bahwa sepatu yang diinginkan masih tersedia cukup banyak. Bagi seorang manajer yang ingin menghitung tingkat pembelian sepatu, fakta yang diberikan oleh pegawai tersebut merupakan salah satu data yang diperlukan untuk mengetahui perbandingan tingkat pembelian sepatu jenis A dibandingkan sepatu jenis lainnya. Lain lagi bagi pengunjung toko yang tidak ingin membeli sepatu jenis A, fakta tersebut tidak berarti sama sekali bagi dirinya. Contoh data lainnya adalah biodata mahasiswa. Yang tersimpan dalam biodata mahasiswa adalah nama, nomor induk, alamat, tanggal lahir, dan sebagainya. Kumpulan biodata ini selanjutnya oleh sistem kemahasiswaan dapat diolah dengan aturan tertentu untuk menghasilkan suatu informasi, misalnya untuk mengetahui usia rata-rata mahasiswa ketika pertama kali mendaftar, persentase jumlah mahasiswa berdasarkan asal daerah, dan lain sebagainya.

4. Hubungan sistem dan data

Setiap sistem memiliki tujuannya masing-masing dan proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pun berbeda-beda. Untuk mencapai tujuannya, sistem perlu berinteraksi dengan lingkungan luar, yaitu lingkungan yang tidak berada di dalam sistem. Lingkungan luar tersebut akan memberikan masukan (input) kepada sistem. Bagi sistem, masukan yang diberikan tersebut merupakan data yang perlu diproses agar diperoleh informasi yang diinginkan. Setelah data diterima oleh sistem, maka data akan digunakan di proses-proses dalam sistem tersebut. Hasil pemrosesan yang dilakukan akan memberikan suatu hasil/informasi/keluaran (output). Sebagai contoh, ketika kita menggunakan komputer untuk keperluan mengetik surat, komputer sebagai suatu sistem berinteraksi dengan kita untuk mendapatkan masukan berupa karakter-karakter atau perintah-perintah dan selanjutnya memproses masukan tersebut dan memberikan hasil/informasi berupa tampilan yang dapat kita lihat di layar monitor, ataupun hasil fisik berupa cetakan (print out). Perlu diketahui bahwa sumber data yang digunakan oleh sistem tidak harus selalu berasal dari lingkungan luar, akan tetapi bisa juga berasal dari dalam sistem itu sendiri. Gambaran umum hubungan sistem dan ditunjukkan pada Gambar 2 berikut:

Gambar 2. Hubungan sistem dan data

Karena sistem terdiri dari komponen-komponen yang berfungsi melakukan aktifitas tertentu, maka fungsionalitas dari tiap-tiap komponen turut mempengaruhi kinerja sistem. Apabila suatu komponen tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik, maka akan mempengaruhi komponen-komponen lain yang berinteraksi dengannya dan pada akhirnya dapat mempengaruhi output yang dihasilkan oleh sistem.

Dari penjelasan singkat di atas, kita dapat memahami secara mendasar apa yang dimaksud dengan sistem, data, dan bagaimana hubungan keduanya. Banyak sekali contoh sistem yang bisa kita temui di sekeliling kita. Hal lain yang perlu diketahui adalah, sistem ada karena dibutuhkan.

Pustaka

1. James A. Senn, Analysis & Design of Information Systems, second edition, McGraw-Hill, 1989.


2. Roger S. Pressman, Software Engineering A Practitioner's Approach, fifth edition, McGraw-Hill, 2001.


3. Benhard S., Diktat perkuliahan matakuliah Manajemen Informasi, Institut Teknologi Bandung, 2003.